Come si usa Wquote

Registrarti da WhatsApp

1. Scrivi un messaggio qualsiasi al numero WhatsApp di Wquote, per esempio ciao.
2. Wquote ti risponde con il benvenuto. Scrivi il tuo Nome e Cognome.
3. Controlla il nome e scrivi CONFERMO. Nello stesso messaggio trovi il link ai Termini di servizio e all'Informativa privacy: confermando li accetti.

Fatto: puoi già dettare il primo preventivo. Se sbagli il nome scrivi CORREGGI NOME, se cambi idea ANNULLA.

Registrarti dal sito

Dalla pagina iniziale tocca «Prova gratis». Dopo la registrazione apri Impostazioni › WhatsApp per collegare il tuo numero, così puoi usare anche i vocali.

Entrare nel sito dal telefono

Se ti sei registrato da WhatsApp non hai una password, e non ti serve. Scrivi ACCEDI a Wquote: ti manda un codice valido 5 minuti. Inseriscilo solo nella pagina Accesso con WhatsApp, mai in chat e mai a nessuno.

Mettere Wquote sulla schermata del telefono

Così lo apri come un'app, senza cercare il sito ogni volta.

• Android (Chrome): apri il sito, tocca i tre puntini in alto a destra, poi «Aggiungi a schermata Home» o «Installa app».
• iPhone (Safari): apri il sito, tocca il tasto Condividi in basso, poi «Aggiungi alla schermata Home».

I dati della tua azienda

Non servono per iniziare: prima del primo PDF Wquote ti chiede come si chiama la tua attività. Il resto (logo, email, partita IVA, IVA abituale) lo sistemi quando vuoi: trovi tutto in Le impostazioni della tua azienda.

Le descrizioni sono il testo tecnico che compare sotto ogni voce nel PDF. Se le detti tu, Wquote le tiene come le hai dette. Se gli chiedi di scriverle, te le mostra: rileggile e correggile come vuoi.

La bozza la vedi e la modifichi anche dal sito, in Preventivi.

Un preventivo diventato PDF non si cambia per sbaglio: per modificarlo lo correggi (stesso numero) o lo duplichi (nuovo preventivo, l'originale resta com'era).

Il listino è l'elenco delle lavorazioni che fai di solito, con il loro prezzo. Con il listino pieno basta dire 30 mq di pittura per Rossi: il prezzo lo mette Wquote. Più lo usi, meno devi dettare.

Come si riempie

Non serve farlo tutto il primo giorno. Ci sono tre strade, e puoi usarle insieme:

• Dopo ogni PDF. Se nel preventivo c'è una voce nuova o un prezzo diverso, Wquote ti chiede una volta sola «Vuoi aggiornare anche il listino?». Rispondi sì e la voce è salvata. Se un nome è sbagliato correggilo nella risposta: «sì, ma chiamala Pittura lavabile».
• Su WhatsApp. Aggiungi al listino la pittura lavabile, al metro quadro, 12 euro. L'unità va detta sempre.
• Dal sito. In Listino tocca «Aggiungi voce» e compila nome, unità e prezzo. Se vuoi aggiungi una descrizione tecnica, che comparirà nel PDF sotto la voce.

Ogni voce ha anche un codice breve (per esempio P01), che Wquote propone da solo (se ne vuoi un altro scrivi «cambia il codice in P01»), e una categoria facoltativa, utile per filtrare l'elenco sul sito.

Una voce non si cancella per sempre: si disattiva. Così i preventivi vecchi che la usano restano com'erano.

Prezzi IVA inclusa

Se detti i prezzi già con l'IVA («12 euro IVA inclusa»), il listino se lo ricorda e sul sito vedi il prezzo in tutti e due i modi. Se lavori sempre così, impostalo una volta in Impostazioni › IVA dei preventivi › I prezzi che scrivi sono IVA inclusa.

Listino e preventivi: le due regole

1. Un prezzo detto in un preventivo vale solo per quel preventivo. Il listino cambia solo se rispondi sì alla domanda dopo il PDF, o se lo cambi tu.
2. Cambiare il listino non tocca i preventivi già fatti, e nemmeno le bozze aperte. Per portare una bozza ai prezzi nuovi di' aggiorna i prezzi della bozza al listino: Wquote ti mostra prima e dopo per ogni voce e il totale, e applica solo se rispondi sì.

Sul sito, aprendo una voce, vedi anche chi l'ha cambiata, quando, e se dal sito o da WhatsApp.

Ogni cliente ha una scheda con i suoi dati, i suoi preventivi e, se vuoi, prezzi tutti suoi. Non devi crearla prima: nasce da sola col primo preventivo.

Come nasce una scheda

Quando detti «preventivo per Rossi…», Wquote cerca Rossi tra i tuoi clienti:

• se c'è, usa la sua scheda;
• se ci sono due Rossi, ti chiede quale (per esempio dall'indirizzo) oppure se è un cliente nuovo;
• se non c'è, crea la scheda.

Sul sito puoi anche crearla a mano, in Clienti › Nuovo cliente.

Completare la scheda

I dati del cliente servono nel PDF e per mandargli il preventivo. Li aggiungi quando vuoi:

Se dici dei dati mentre fai un preventivo («per Rossi, via Roma 1»), Wquote li scrive nella scheda solo dove il campo è vuoto. Se il campo ha già un valore diverso, prima ti chiede.

Sul sito, in Clienti, la scheda ha anche le note interne (le vedi solo tu), lo split payment e l'elenco dei preventivi con lo stato che vede il cliente.

Archiviare e mettere in ordine

• Archiviare un cliente che non senti più: archivia il cliente Rossi. Sparisce dall'elenco, i suoi preventivi restano. Per riaverlo: ripristina il cliente Rossi.
• Due schede per lo stesso cliente? Uniscile dal sito: nella scheda tocca «Unisci con un altro cliente» e scegli, campo per campo, quale dato tenere.

Se il cliente chiede i suoi dati o di cancellarli

Lo prevede la legge sulla privacy. Nella scheda del cliente sul sito:

• Scarica i dati del cliente ti dà un file con tutto quello che hai su di lui;
• Cancella dati personali toglie per sempre nome, contatti e dati dai preventivi: restano solo importi e voci. Non si può annullare. Se il cliente ha bozze aperte, prima annullale.

Sono i dati che compaiono nei tuoi PDF e i valori di partenza dei preventivi nuovi. Li trovi sul sito in Impostazioni. Tutto quello che cambi vale per i prossimi preventivi: quelli già fatti restano come li hai mandati.

Puoi anche dirli in chat, quando vuoi: la mia partita IVA è 01234567890, il mio IBAN è IT60…, la mia email è info@rossiimpianti.it. Wquote li salva per i prossimi preventivi; se cambi un dato che avevi già, prima ti chiede un «sì». Se li detti mentre prepari un PDF, ti chiede se salvarli o usarli solo in quel preventivo.

Azienda

Ragione sociale, partita IVA, telefono, email, indirizzo, IBAN e logo: è l'intestazione dei tuoi preventivi.

Preventivi

• IVA predefinita: l'aliquota delle bozze nuove. Se fai due PDF di fila con un'IVA diversa, Wquote la prende come nuova abitudine e te lo dice.
• Validità: per quanti giorni vale un preventivo. Dopo, il link del cliente non permette più di accettarlo.
• Numerazione: se vieni dalla carta o da un altro programma, imposta il prossimo numero da cui ripartire (attenzione: non si torna indietro) e, se vuoi, un prefisso, per esempio RS-2026-0012.

IVA dei preventivi

• I prezzi che scrivi sono IVA esclusa o inclusa: scegli come detti i prezzi di solito.
• Regime forfettario: sceglilo come trattamento e motivo predefinito, così non devi dirlo a ogni preventivo. Su un singolo preventivo basta dire sono forfettario.
• Split payment, reverse charge, esenzioni: se ti servono, chiedi al tuo commercialista quali usare e impostali qui. I testi che finiscono nel PDF li vedi in fondo alla scheda.

La tua attività

Aiuta Wquote a capirti, soprattutto nei vocali. Scrivi di cosa ti occupi, le unità che usi e le lavorazioni più frequenti. In Parole alternative metti i nomi che usi a voce, una riga per volta:

WhatsApp e profilo

In WhatsApp colleghi o scolleghi il tuo numero. In Il mio profilo cambi il tuo nome. In Piano e pagamenti passi a Pro o disdici.

Per il commercialista

Nella pagina Preventivi del sito scegli il mese e tocca «Esporta per il commercialista»: scarichi l'elenco dei preventivi del mese.

Tutti e due hanno WhatsApp, sito, listino, clienti, PDF e accettazione online. Per sapere quanti preventivi gratuiti ti restano scrivi PROVE, oppure chiedi quanti preventivi mi restano?.

Passare a Pro

1. Su WhatsApp scrivi ACCEDI: ricevi il codice per entrare nel sito.
2. Sul sito apri Impostazioni › Piano e pagamenti.
3. Scegli Pro e paga con carta.

Se sei già sul sito, parti dal punto 2. Nessun vincolo: disdici quando vuoi dalla stessa pagina e torni al piano Free senza perdere i preventivi fatti.